Il servizio di Reception, portierato, custodia e guardiania è prevalentemente finalizzato alla sorveglianza e protezione di immobili, dei beni in essi presenti e alla disciplina dell'accesso di estranei. Esso viene svolto da un operatore in divisa secondo gli orari stabiliti dalla Committente nel contratto, documentazione di gara o lettera di incarico.In particolare il servizio può comprendere:
- Operazioni di apertura degli stabili ove prestano servizio, con verifica dell'integrità degli accessi, ispezioni sulle parti interne ed esterne, comunque di pertinenza dell'immobile, disattivazione dei sistemi di sicurezza e verifiche sul corretto avvio degli impianti (impianto elettrico, impianto di condizionamento, impianto idrico).
- Controllare il regolare accesso del personale dipendente;
- Controllare l'accesso di personale estraneo all'ufficio e procedere all’ accoglienza dello stesso; curare l'attività di prima informazione all'utenza su orari e modalità di svolgimento del servizio al pubblico (laddove previsto); Indirizzare l’utenza agli uffici per i quali fanno richiesta.
- Agevolare l'utilizzo dei sistemi di gestione code, indirizzando ed assistendo l’utenza al fine di assicurare l’ordine.
- Gestire la vendita di tickets, l’emissione di tagliandi, la consegna di gadget, opuscoli, brochure o altro definito dalla Committente.
- Effettuare le operazioni di chiusura previa perlustrazione di tutte le parti dell'immobile a fine di verificare che non vi siano persone presenti nell'edificio; verificare la chiusura di porte e finestre; disattivare eventuali impianti (elettrico, idrico, di condizionamento); verificare la chiusura degli accessi dall'esterno e, in genere, ripristinare le condizioni di sicurezza in previsione della chiusura notturna.
- Ritiro dei plichi posta e della corrispondenza presentata all'ingresso;
Durante l'espletamento del servizio l'operatore dovrà intervenire con rapidità per far cessare eventuali turbative legate all'attività istituzionale e poste in essere da estranei, segnalare immediatamente al Dirigente, al referente contrattuale per l'amministrazione, o ai loro delegati, quelle situazioni di anormalità o anche di semplice sospetto che avessero a verificarsi nella esecuzione del servizio e alle quali non si possa provvedere personalmente.
Se richiesto dalle circostanze, l'operatore provvederà ad avvisare (mediante chiamata telefonica dalle linee dell'Ufficio) le Autorità competenti (Vigili del Fuoco, Polizia, Carabinieri, Vigili Urbani etc.).